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El reto
Xerox Office Group empleaba un sistema interno de clasificación por categorías para buscar datos de ventas importantes y actualizaciones de marketing en la intranet corporativa. Este sistema ofrecía resultados muy deficientes, lo que llevó a Xerox a considerar la necesidad de procurarse una mejor solución de búsqueda para el equipo de ventas.
Solución
Con un presupuesto muy reducido, Xerox debía encontrar una solución eficaz que ayudara al equipo de ventas a encontrar con rapidez información clave en la intranet corporativa.
Producto
Google Search Appliance (GB-1001)
Ventaja
"Nuestros comerciales solían quejarse a menudo sobre la incapacidad de encontrar los documentos que necesitaban en la intranet de la empresa. Desde que empezamos a utilizar Google Search Appliance, encuentran lo que buscan y hemos dejado de recibir quejas.”
Chris Smith
Responsable de la Tecnología de la Intranet
Office Group
Xerox
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Xerox y Google Search Appliance
Visión general
Con unos ingresos de 16 mil millones de USD (dólares estadounidenses) en 2002, Xerox Corporation lidera el negocio de la administración de documentos en todo el mundo. La empresa ofrece una innovadora gama de impresoras digitales en color y blanco y negro, imprentas digitales, dispositivos multifunción y fotocopiadoras digitales, así como un amplio abanico de soluciones de servicios y software. La misión corporativa de Xerox consiste en ayudar a la gente a encontrar mejores formas de trabajar ofreciendo constantemente las mejores tecnologías de documentos, productos y servicios que ayuden a mejorar los procesos de trabajo y los resultados empresariales.
El reto
La sede de Xerox Office Group se encuentra en Wilsonville, Oregón y cuenta con más de 1.100 empleados. La intranet del grupo contiene miles de archivos PDF y HTML, así como un número más reducido de documentos de Microsoft Office, todos ellos alojados en un servidor Solaris con Apache.
Tras un año utilizando el sistema interno de clasificación por categorías, los resultados eran extremadamente deficientes. Ante las crecientes quejas de los equipos de ventas sobre la imposibilidad de encontrar rápidamente material relacionado con los programas de ventas, como descuentos y promociones vigentes, Chris Smith, responsable de la Tecnología de la Intranet de Xerox Office Group, se decidió a encontrar otra solución de búsqueda.
“He evaluado otras soluciones de búsqueda”, explica Smith. “Eran caras, requerían mucho tiempo de configuración por parte del equipo de TI, así como mantenimiento continuado, y un servidor para alojarlas. Nuestro presupuesto era muy limitado, por lo que era indispensable encontrar una solución económica que no supusiera un gran esfuerzo.”
La solución
El bajo coste y la facilidad de instalación de Google Search Appliance convencieron a Smith, quien adquirió el modelo GB-1001, capaz de rastrear hasta 150.000 documentos.
“Google lo reunía todo”, declara Smith “Era una solución económica y fácil de utilizar. Antes me pasaba la mitad del día yendo a la fuente de documentos y la otra mitad modificando el diseño de las páginas de búsqueda para adaptarlas a la imagen de la marca Xerox.” Utilizó el Asistente para el diseño de página a fin de cortar y pegar el código HTML de las plantillas existentes. “No tuve que hacer nada más para empezar a utilizar la solución de Google. No fue necesario implantar recursos adicionales. Pude empezar a utilizar la solución inmediatamente después de implantarla, sin ajuste alguno”, explica.
Smith también se muestra satisfecho por el hecho de que Google Search Appliance no requiera impartir formación a los usuarios y declara “Nuestros empleados ya estaban familiarizados con las búsquedas web en Google. Nos limitamos a colocar el cuadro de búsqueda en la esquina de la página web y dejamos que el equipo lo probara.”
Resultado final
Desde su instalación en abril de 2002, Smith está muy satisfecho con el funcionamiento de Google Search Appliance y afirma: “La mejor ventaja global es que no requiere mantenimiento continuado. No hemos tenido que llamar al servicio de asistencia porque nunca hemos tenido problemas. Ha sido un gran logro para la empresa.” Igualmente importante, Google Search Appliance ha permitido al equipo de ventas pasar más tiempo vendiendo y menos realizando búsquedas. Tanto si se trata de material de ventas como de la última promoción, los miembros del equipo encuentran la información deseada sin frustraciones. “Desde que empezamos a utilizar Google Search Appliance”, explica Smith, “encuentran lo que buscan y hemos dejado de recibir quejas.” Ello le hace pensar que el refrán tiene algo de cierto: el silencio es de oro.
Acerca de Google Search Appliance
Google Search Appliance es una solución de búsqueda corporativa integrada que pone la galardonada tecnología de Google a disposición de las intranets y los sitios web de las empresas. Google Search Appliance se suministra en tres modelos distintos: GB-1001 para departamentos y empresas de tamaño medio, GB-5005 para servicios de búsqueda dedicados de alta prioridad, como los sitios web orientados al cliente y las aplicaciones de intranet corporativas, y GB-8008 para instalaciones centralizadas en unidades empresariales globales.
Para obtener más información, póngase en contacto con un representante de ventas.
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